چرا بعضی اسکنرها نمی‌توانند اسناد دسته‌ای را اسکن کنند؟

در دنیای اداری امروز، سرعت و دقت در ثبت و نگهداری اسناد اهمیت زیادی دارد. بسیاری از شرکت‌ها روزانه ده‌ها یا حتی صدها برگه را برای بایگانی یا اشتراک‌گذاری دیجیتال اسکن می‌کنند. اما شاید برایتان پیش آمده باشد که هنگام استفاده از اسکنر، مجبور شوید هر برگه را جداگانه روی شیشه دستگاه قرار دهید؛ فرایندی وقت‌گیر و خسته‌کننده. علت این مشکل در نوع طراحی اسکنرها نهفته است. همه‌ی اسکنرها برای «اسکن دسته‌ای» ساخته نشده‌اند و فقط مدل‌هایی که مجهز به سیستم ADF هستند، می‌توانند چندین برگه را به‌صورت پشت‌سرهم و خودکار اسکن کنند. در این مطلب، با تفاوت اسکنرهای معمولی و ADF آشنا می‌شویم، نحوه کار آن‌ها را بررسی می‌کنیم و می‌فهمیم برای چه کاربردهایی هر کدام مناسب‌تر هستند.

ADF چیست و چگونه کار می‌کند؟

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که اسکنرهای حرفه‌ای را از مدل‌های ساده خانگی متمایز می‌کند، وجود قابلیتی به نام ADF یا Automatic Document Feeder است. این ویژگی به زبان ساده یعنی: اسکنر می‌تواند چندین برگه را به‌صورت خودکار و پشت سر هم اسکن کند، بدون اینکه نیاز باشد هر صفحه را دستی روی شیشه بگذارید.

در اسکنرهای مجهز به ADF، در قسمت بالای دستگاه یک سینی تغذیه برگه قرار دارد که بسته به مدل اسکنر، می‌تواند از حدود ۲۰ تا حتی ۱۰۰ برگه را در خود جای دهد. پس از فشردن دکمه اسکن، دستگاه برگه‌ها را یکی‌یکی با استفاده از غلتک‌ها (Rollers) وارد مسیر اسکن می‌کند. این فرآیند باعث می‌شود برگه‌ها به‌ترتیب و با سرعت زیاد اسکن شوند؛ درست مشابه عملکرد دستگاه کپی یا فکس اداری که خودش برگه‌ها را می‌کشد و پردازش می‌کند.

در برخی از مدل‌های پیشرفته‌تر، ADFها به قابلیت Duplex Scanning هم مجهز هستند. این یعنی اسکنر می‌تواند هر دو طرف برگه را به‌صورت هم‌زمان اسکن کند، بدون اینکه لازم باشد برگه را دستی برگردانید. این قابلیت برای سازمان‌هایی که با حجم بالایی از فرم‌ها، قراردادها یا مدارک چندصفحه‌ای سروکار دارند، صرفه‌جویی چشمگیری در زمان ایجاد می‌کند.

در نتیجه، وجود سیستم تغذیه خودکار اسناد یا همان ADF، باعث می‌شود اسکنر از حالت «خانگی و محدود» به یک ابزار اداری و بایگانی حرفه‌ای تبدیل شود. هرچه سرعت مکانیزم ADF بالاتر باشد و ظرفیت سینی ورودی بیشتر، اسکنر برای محیط‌های پرکار و اداری مناسب‌تر خواهد بود.

تفاوت اسکنرهای دارای ADF با اسکنرهای تخت (Flatbed)

اسکنرها به‌طور کلی به دو دسته‌ی اصلی تقسیم می‌شوند: اسکنرهای تخت (Flatbed) و اسکنرهای دارای ADF. هرکدام از این دو نوع، برای نوع خاصی از کار طراحی شده‌اند و شناخت تفاوتشان می‌تواند در انتخاب درست دستگاه تأثیر زیادی بگذارد.

در اسکنرهای تخت یا Flatbed، کاربر باید هر برگه را به‌صورت دستی روی شیشه‌ی شفاف دستگاه قرار دهد، درب آن را ببندد و سپس دستور اسکن را بدهد. بعد از اسکن هر صفحه، باید برگه‌ی بعدی را جایگزین کند. این روش برای کارهای سبک یا اسکن اسناد حساس، عکس‌ها، کارت‌ها و مدارکی که ضخامت یا اندازه غیرمعمول دارند، بسیار مناسب است.
اما مشکل اینجاست که در حجم کاری بالا مثلاً زمانی که باید ده‌ها یا صدها برگه اسکن شوند، این فرایند زمان‌بر و خسته‌کننده می‌شود و نیاز مداوم به حضور اپراتور دارد.

در مقابل، اسکنرهای دارای ADF با سیستم تغذیه خودکار خود، نیاز به دخالت دستی را حذف می‌کنند. کافی است مجموعه برگه‌ها را در سینی بالای دستگاه بگذارید تا اسکنر به‌صورت خودکار برگه‌ها را یکی‌یکی وارد مسیر اسکن کند. این ویژگی نه‌تنها سرعت کار را چندین برابر افزایش می‌دهد، بلکه باعث می‌شود اپراتور بتواند در حین اسکن، کارهای دیگری نیز انجام دهد.

به بیان ساده، تفاوت اصلی بین این دو نوع اسکنر در میزان خودکار بودن و سرعت پردازش است:

• اگر حجم اسناد شما کم است و دقت یا کیفیت تصویر اهمیت بیشتری دارد، اسکنر Flatbed انتخاب به‌صرفه‌ای است.

• اما اگر در محیطی اداری یا بایگانی با حجم بالای مدارک کار می‌کنید، اسکنر دارای ADF ابزار ضروری و کارآمدی خواهد بود.

چرا برخی مدل های اسکنر نمی‌توانند اسناد دسته‌ای را اسکن کنند؟

وقتی صحبت از اسکن دسته‌ای یا گروهی از اسناد می‌شود، بسیاری از کاربران انتظار دارند اسکنرشان بتواند چندین برگه را پشت‌سرهم و بدون دخالت آن‌ها اسکن کند. اما واقعیت این است که تمام اسکنرها برای چنین کاری طراحی نشده‌اند.
اسکنرهایی که فاقد سیستم ADF (تغذیه خودکار اسناد) هستند، تنها قادرند یک برگه را در هر بار عملیات اسکن پردازش کنند. در این مدل‌ها، باید تک‌تک برگه‌ها را به‌صورت دستی روی شیشه قرار دهید. این یعنی دستگاه هیچ مکانیزمی برای گرفتن، جابجایی یا وارد کردن خودکار برگه ندارد.

دلیل این محدودیت در چند عامل خلاصه می‌شود:

1. نبود مکانیزم تغذیه خودکار:
   در اسکنرهای ساده یا خانگی، بخش مکانیکی مخصوصی برای وارد کردن برگه طراحی نشده است. دستگاه فقط یک موتور دارد که هد اسکن (لنز و نور) را روی شیشه حرکت می‌دهد تا تصویر را ثبت کند. در نتیجه، پس از هر بار اسکن، کاربر باید خودش برگه بعدی را قرار دهد.

2. محدودیت در طراحی و سرعت موتور اسکن:
   موتورهای استفاده‌شده در اسکنرهای غیر‌ADF معمولاً برای کار مداوم یا اسکن سریع چند صفحه پشت سر هم طراحی نشده‌اند. این موتورها اگر برای مدت طولانی روشن بمانند، ممکن است داغ شوند یا عملکردشان کاهش پیدا کند. بنابراین، این نوع اسکنرها برای کارهای سنگین مناسب نیستند.

به همین دلیل، در محیط‌هایی که حجم اسناد زیاد است مثل دفاتر بایگانی، حسابداری، مراکز آموزشی یا سازمان‌های اداری، استفاده از اسکنرهای بدون ADF نه‌تنها زمان‌بر است، بلکه احتمال خطا را هم افزایش می‌دهد.در مقابل، اسکنرهای دارای ADF تمام این مراحل را به‌شکل خودکار انجام می‌دهند و با دقت بالا هر برگه را تغذیه، اسکن و ذخیره می‌کنند. به بیان ساده، اگر اسکنرتان دسته‌ای اسکن نمی‌کند، مشکل از نرم‌افزار یا تنظیمات نیست؛ بلکه به خاطر محدودیت سخت‌افزاری و طراحی دستگاه است.

سرعت ADF در مدل‌های مختلف؛ تفاوت اسکنر اداری با بایگانی

اگرچه تمام اسکنرهای دارای ADF قابلیت اسکن دسته‌ای را دارند، اما سرعت و ظرفیت آن‌ها در مدل‌های مختلف تفاوت چشمگیری دارد. همین موضوع است که باعث می‌شود بعضی از اسکنرها برای کارهای اداری روزمره مناسب باشند و برخی دیگر برای بایگانی‌های حرفه‌ای و پرحجم طراحی شوند.

در اسکنرهای اداری معمولی، سرعت اسکن معمولاً بین ۲۰ تا ۳۰ برگ در دقیقه (ppm) است و ظرفیت سینی تغذیه آن‌ها حدود ۳۰ تا ۵۰ برگ می‌باشد. این مدل‌ها برای دفاتر اداری، شرکت‌های خدماتی یا مراکزی که روزانه فقط چند ده سند نیاز به اسکن دارند، گزینه‌ای اقتصادی و کارآمد هستند.

اما در اسکنرهای مخصوص بایگانی حرفه‌ای، شرایط کاملاً متفاوت است. این مدل‌ها معمولاً از موتورهای قوی‌تر، سنسورهای دقیق‌تر و مکانیزم تغذیه با دوام‌تری استفاده می‌کنند. سرعت اسکن آن‌ها گاهی به بیش از ۶۰ تا ۱۰۰ برگ در دقیقه می‌رسد و ظرفیت سینی ADF آن‌ها ممکن است تا ۱۰۰ یا حتی ۲۰۰ برگ باشد. علاوه بر سرعت، این دستگاه‌ها معمولاً به امکانات پیشرفته‌تری مثل تشخیص خودکار اندازه‌ی برگه، صاف کردن تصویر (Deskew)، حذف پس‌زمینه و اسکن دوطرفه (Duplex) مجهز هستند که کیفیت نهایی فایل‌ها را به‌شدت بالا می‌برد.

در واقع تفاوت اصلی بین یک اسکنر اداری و اسکنر بایگانی در سه چیز خلاصه می‌شود:

1. سرعت اسکن (Pages Per Minute)

2. ظرفیت سینی تغذیه (ADF Capacity)

3. دقت و امکانات پردازش تصویر

به همین دلیل، اگر حجم کار روزانه‌ی شما پایین است و فقط گاهی نیاز به اسکن چند سند دارید، یک مدل اداری ساده کاملاً کافی است. اما اگر روزانه صدها یا هزاران برگه باید اسکن شوند مثلاً در بایگانی شرکت‌ها، بیمارستان‌ها یا مؤسسات آموزشی انتخاب اسکنرهای بایگانی حرفه‌ای با ADF پرسرعت، هم بهره‌وری شما را بالا می‌برد و هم از خرابی زودهنگام دستگاه جلوگیری می‌کند.

کدام اسکنر برای شما مناسب‌تر است؟

انتخاب اسکنر مناسب کاملاً به نوع کاربری و حجم اسناد روزانه شما بستگی دارد. اگر در محیطی کار می‌کنید که فقط گه‌گاه نیاز به اسکن چند برگه یا عکس دارید مثلاً برای کارهای اداری سبک یا استفاده خانگی یک اسکنر تخت (Flatbed) یا مدل‌های ساده بدون ADF انتخابی اقتصادی و کاملاً کافی است.
این نوع اسکنرها قیمت پایین‌تری دارند، فضای کمتری اشغال می‌کنند و برای اسناد خاص مثل کارت ملی، عکس، پاسپورت یا مدارک ضخیم بسیار مناسب‌اند.

اما اگر در محیطی فعالیت می‌کنید که روزانه ده‌ها یا صدها سند باید اسکن شود مانند دفاتر بایگانی، حسابداری، شرکت‌های بیمه یا مراکز آموزشی حتماً باید به سراغ اسکنرهای دارای ADF بروید. این مدل‌ها زمان کار را به حداقل می‌رسانند، خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند و کار اسکن دسته‌ای را کاملاً خودکار انجام می‌دهند. در واقع، تفاوت هزینه‌ای که برای خرید مدل‌های ADF پرداخت می‌کنید، در مدت کوتاهی با صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری جبران می‌شود.

جمع‌بندی

اسکن دسته‌ای زمانی به‌درستی انجام می‌شود که دستگاه شما به سیستم ADF (تغذیه خودکار اسناد) مجهز باشد. اسکنرهای بدون ADF برای کارهای سبک و خانگی مناسب‌اند، اما در محیط‌های اداری یا بایگانی، کارایی لازم را ندارند و اپراتور باید به‌صورت دستی تمام برگه‌ها را اسکن کند.

پیش از خرید اسکنر، حتماً به چند نکته کلیدی توجه کنید:

1. 1. حجم کاری روزانه: اگر روزانه بیش از چند ده برگه اسکن می‌کنید، ADF ضروری است.

   2. سرعت اسکن (PPM): هرچه عدد بالاتر باشد، دستگاه سریع‌تر و مناسب‌تر برای کارهای اداری است.

   3. ظرفیت سینی ADF: مدل‌های حرفه‌ای بین ۱۰۰ تا ۲۰۰ برگه را در هر نوبت می‌پذیرند.

   4. قابلیت اسکن دوطرفه (Duplex): برای صرفه‌جویی در زمان بسیار ارزشمند است.

   5. کیفیت و رزولوشن: برای بایگانی اسناد حساس یا چاپ مجدد، دقت بالاتر اهمیت دارد.

در نهایت، اگر کار شما سبک است و بودجه محدود دارید، یک اسکنر ساده و خوش‌قیمت بدون ADF کارتان را راه می‌اندازد. اما اگر سرعت، حجم بالا و صرفه‌جویی در زمان برایتان اولویت دارد، اسکنرهای مجهز به ADF انتخاب هوشمندانه و حرفه‌ای خواهند بود.